Se duas cabeças pensam melhor do que uma, imagine o poder que reside em conectar diversas pessoas, em qualquer lugar, ou momento, com qualquer dispositivo?
É isso que as tecnologias de colaboração permitem. E junto com essa possibilidade promovem o aumento da produtividade, a facilidade de integração entre as pessoas e a melhora do fluxo de trabalho, dentre outros benefícios. De videoconferências ao compartilhamento de arquivos em tempo real, as possibilidades são muitas.
Chamadas com vídeo já não são mais novidade, mas são um bom exemplo dessas ferramentas. A grande questão é utilizar toda a potencialidade que as mais modernas tecnologias de colaboração oferecem dentro do mundo empresarial. Com videoconferências é possível reduzir custos com viagens e imobiliário (através do trabalho remoto), preservando os encontros face a face e mantendo-os pessoais e interativos. Sem perder a riqueza da comunicação não verbal e sem a necessidade de reuniões presenciais, você consegue construir relações de confiança e entendimento entre equipes multifuncionais, o que consequentemente otimiza as tomadas de decisões, por exemplo.
O compartilhamento de arquivos em tempo real também é uma solução de colaboração. Em geral, sem esse tipo de recurso, os arquivos em uma rede podem ser acessados apenas por uma pessoa de cada vez. Para múltiplos acessos e edições é necessário salvá-lo em seu próprio dispositivo.
Isso pode levar a geração de diversas cópias de um mesmo documento, o que, por consequência, pode ocasionar retrabalhos ou perda de informações importantes. Com ferramentas voltadas para o compartilhamento de conhecimento é possível que mais de um usuário acesse, ao mesmo tempo, um arquivo e cada um veja o que o outro está fazendo em cada parte do trabalho.
E não é só internamente que as tecnologias de colaboração facilitam interações e otimizam processos. Sua relação com os clientes também pode ser beneficiada, e muito. Você pode manter relações próximas e intimistas com clientes, porém com maior alcance. Além disso, estabelece maior velocidade e capacidade de resposta, permitindo a eles acesso mais rápido e fácil a informações relevantes.
Em um mercado onde décimos de segundo fazem efetiva diferença, soluções de colaboração podem propiciar melhoras de grande valia.
As soluções de colaboração, em geral, trabalham em dois pilares: a comunicação entre as pessoas e o compartilhamento de conhecimento. Os esforços são sempre no sentido de convergir inteligências em prol de um objetivo. Por conta disso, quanto mais integradas e complementares forem a utilização dessas ferramentas, melhores os resultados proporcionados. Você pode trabalhar com várias plataformas e dispositivos de mensagens instantâneas, compartilhamento de tela, conferências via web ou vídeo e ambientes de trabalho compartilhados, localmente ou na nuvem.
Essas tecnologias, muitas vezes, parecem feitas apenas para grandes corporações, nos dão a impressão de serem complicadas e, sobretudo, de que exigem volumosos investimentos. Mas a verdade é que existem soluções compatíveis com empresas de médio e pequena porte, e com recursos limitados.
O importante é pensar nessas ferramentas como investimentos, e não gastos. Como já dito, elas são capazes de aumentar o envolvimento dos funcionários e a satisfação dos clientes, ajudam a reduzir custos e acelerar inovações, alavancando assim o crescimento do negócio.
Existem ferramentas de fácil utilização e da dimensão que cada realidade exige. O segredo está em diagnosticar as verdadeiras necessidades da empresa e investir no que ela realmente precisa.
